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Pasos para hacer una conferencia

diciembre 25, 2021
Pasos para hacer una conferencia

lista de comprobación para la planificación de una conferencia

Hemos preparado esta guía de alto nivel sobre cómo organizar una conferencia. Le guiará a través de los principales pasos que hay que dar y le remitirá a valiosas herramientas y artículos que le facilitarán el trabajo. Los pasos no son estrictamente cronológicos -puede que empieces a contactar con posibles ponentes antes de haber conseguido un lugar de celebración-, pero te dan una idea aproximada de en qué debes centrarte primero.

El tema es algo más que un grito de guerra para todos los participantes; también servirá de guía para la marca y la promoción, desde el diseño de un logotipo hasta la creación de hashtags en las redes sociales y la impresión de carteles, folletos y otros materiales.

Si no es así, tendrás que salir a buscar patrocinadores u organizar actividades de recaudación de fondos. Lo más importante es tener en cuenta que los patrocinadores y sus valores deben estar en consonancia con el tema de tu conferencia. (¿Querrías que McDonald’s patrocinara tu conferencia «Pongámonos en forma»?).

También hay que averiguar la duración de la conferencia. El consenso del sector sugiere que una conferencia con unos 300 participantes requiere dos días completos. Las conferencias de mayor envergadura y profundidad pueden durar aún más.

planificar una conferencia de un día

Organizar una conferencia puede ser un calvario, con suficientes piezas en movimiento como para que incluso el planificador de eventos más astuto se eche las manos a la cabeza y se desespere. Entonces, ¿qué hacer si tiene que organizar una conferencia usted mismo pero no tiene años de prueba y error y experiencia en los que basarse? Eche un vistazo a nuestra lista de comprobación para la planificación de conferencias y permítanos ayudarle a aliviar parte del estrés de la planificación de este gran evento.

Lo ideal sería empezar a planificar la conferencia con un año de antelación, con un equipo completo de personal experimentado y un presupuesto acorde. Lo más probable es que esto no sea una expectativa razonable.

Si se toma todas las molestias para organizar una conferencia, es probable que pueda decirse que no lo hace sólo por diversión, sino que tiene algún tipo de objetivo en mente. Sin embargo, le sorprenderá saber que muy a menudo la gente no crea un documento en el que se indique el objetivo final de la conferencia.

¿Lo utilizas como una oportunidad para aumentar las ventas, formar a tu equipo, construir tu marca o hacer algo totalmente distinto? Independientemente de cuál sea su objetivo, lo primero que debe hacer es plasmar en un papel lo que quiere conseguir para que todo el trabajo posterior se dirija a la consecución de este objetivo y a hacer que su conferencia sea un éxito.

cómo organizar una conferencia pdf

Hemos preparado esta guía de alto nivel sobre cómo organizar una conferencia. Le guiará a través de los principales pasos que hay que dar y le remitirá a valiosas herramientas y artículos que le facilitarán el trabajo. Los pasos no son estrictamente cronológicos -puede que empieces a contactar con posibles ponentes antes de haber conseguido un lugar de celebración-, pero te dan una idea aproximada de en qué debes centrarte primero.

El tema es algo más que un grito de guerra para todos los participantes; también servirá de guía para la marca y la promoción, desde el diseño de un logotipo hasta la creación de hashtags en las redes sociales y la impresión de carteles, folletos y otros materiales.

Si no es así, tendrás que salir a buscar patrocinadores u organizar actividades de recaudación de fondos. Lo más importante es tener en cuenta que los patrocinadores y sus valores deben estar en consonancia con el tema de tu conferencia. (¿Querrías que McDonald’s patrocinara tu conferencia «Pongámonos en forma»?).

También hay que averiguar la duración de la conferencia. El consenso del sector sugiere que una conferencia con unos 300 participantes requiere dos días completos. Las conferencias de mayor envergadura y profundidad pueden durar aún más.

cómo organizar una conferencia académica

Al considerar cómo organizar su conferencia, tendrá que pensar primero en cada hito importante del camino. Antes de hacer nada, considere cada paso, los recursos que necesitará y la carga de trabajo estimada. Hay que presupuestar el tiempo suficiente (y las manos) para que todo se haga a tiempo. Y siempre es buena idea dejar un margen de maniobra en cuanto a los plazos.

Tanto si se trata de un congreso académico único como de la 75ª reunión anual de una prestigiosa asociación, el primer paso para organizar el evento es definir lo que se quiere conseguir. El mercado de los eventos está muy ocupado, y cada vez lo está más. El gasto en eventos va en aumento a medida que un número creciente de organizaciones reconoce el valor que los eventos aportan tanto a sus ingresos como a su marca.

Tener claro desde el principio lo que espera conseguir con la organización de una conferencia le ayudará a diferenciar su evento de los otros 200.000 que existen. Al pensar en su conferencia, ¿puede expresar qué es lo que sus delegados quieren y necesitan de ella? ¿Sabe qué motiva a su público? ¿Tiene una idea unificadora para su evento?

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